| RK-25-2007-43.doc RK-25-2007-43pr1.jpg RK-25-2007-43pr2.xls RK-25-2007-43pr3.doc RK-25-2007-43pr4.jpg RK-25-2007-43pr5.xls RK-25-2007-43pr6.doc RK-25-2007-43pr7.doc RK-25-2007-43pr8.jpg | |
| Číslo materiálu | 43 |
| Číslo jednací | RK-25-2007-43 |
| Název | Informace o přípravách společných prostor pro reprezentace krajů v Bruselu - "Czech Point" - česká mise |
| Zpracoval | M. Kršňáková |
| Předkládá | T. Čihák |
| Počet příloh | |
| Popis problému | Jedná se o materiál popisující přípravu kanceláře zastoupení kraje Vysočina v Bruselu a náklady s touto kanceláří spojené a dále se věnuje popisu programu slavnostního otevření Českého domu regionů a možné participaci kraje Vysočina na tomto programu. V roce 2009 bude mít možnost Česká republika předsedat Evropské unii. Institut předsednictví EU je nejdůležitějším nástrojem pro reprezentaci národních zájmů členských zemí EU a pro ovlivňování chodu celého Společenství, protože jednotlivým zemím umožňuje v období jejího předsednictví realizovat vlastní priority. V souvislosti s touto mimořádnou událostí, Česká republika najímá administrativní budovu, která sousedící s nynější Stálou misí ČR při EU. Stálé zastoupení přitom plánuje, že obě budovy propojí. Vznikající komplex budov pro české předsednictví má výbornou polohu poblíž centra města, nedaleko Evropského parlamentu a Evropské komise, poblíž je i královský palác, belgický parlament a vládní budovy. Velmi dobrá je i jeho dopravní dostupnost (linka metra, přímé spojení na letiště, vlakové nádraží). Adresa nové budovy: Trone 60, Bruxelles-Ixelles V rámci této iniciativy se Ministerstvo zahraničních věcí ČR obrátilo na Asociaci krajů České republiky s nabídkou využití jednoho celého patra, zmiňované budovy, pro účely zřízení jednotného místa pro reprezentace krajů ČR v Bruselu, tedy vytvoření určitého domu regionů. V rámci této iniciativy se kraj Vysočina připravuje na zřízení stálé krajské reprezentace v Bruselu a rada kraje přijala nabídku na zřízení kanceláře v těchto společných prostorách a zastupitelstvo kraji ji vzalo na vědomí usnesením 0480/08/2006/ZK (Zastupitelstvo kraje bere na vědomí přijetí nabídky na zřízení stálé reprezentace kraje Vysočina ve společných prostorách domu regionů, Trone 60, Brusel, Belgické království dle materiálu ZK-08-2006-47, př. 1; a pověřuje Odbor regionálního rozvoje Krajského úřadu kraje Vysočina a Odbor sekretariátu hejtmana Krajského úřadu kraje Vysočina dále jednat o podrobnostech případného zřízení stálé reprezentace kraje Vysočina ve společných prostorách domu regionů, Trone 60, Brusel, Belgické království, a pravidelně informovat Radu kraje a Zastupitelstvo kraje Vysočina o výsledcích jednání). V souvislosti se vznikem stálé reprezentace kraje Vysočina v Bruselu je nutné podniknout nezbytná opatření a kroky, pro zajištění funkčního modelu chodu takovéto stálé reprezentace. Oficiálně bude budova předána do plného užívání a slavnostně uvedena do provozu dne 11.10.2007 v průběhu prestižní akce Open Days 2007. Kanceláře pro potřeby krajů budou zprovozněny a funkčně předány do užívání od července 2007, nájem však bude krajům účtován až od září 2007. S tímto slavnostním otevřením je spojena slavnostní recepce s programem, do které by se měl zapojit i kraj Vysočina. Program recepce a návrh zapojení kraje Vysočina v tomto slavnostním programu je uveden v materiálu RK-25-2007-43, př. 7 Pro potřeby krajů by bylo vyčleněno 1. patro budovy, tedy celková plocha 600 m2 a to na základě dohody vzešlé z jednání Asociace krajů (dále jen "AK ČR") dne 12.1.2007. Dispoziční řešení pater, s vyznačením lokalizace kanceláře kraje Vysočina, je pro představu uvedeno v materiálu RK-25-2007-43, př. 1 - kancelář kraje Vysočina má označení 1.10. V současné době probíhají jednání, která jsou zaměřena na náklady týkající se zřízení zastoupení krajů v souvislosti s využitím prostor nově pronajaté budovy. Vizuální podoba jednotlivých kanceláří bude mít jednotnou podobu, zejména co se týče příček, designu těchto příček a základního vnitřního vybavení nábytkem. Každý kraj má možnost samostatně vybavit interiéry vlastních kanceláří. Ministerstvo zahraničních věcí ČR (dále jen "MZV") vyhlásilo tendr na firmu, která bude centrálně vybavovat kanceláře pro pracovníky MZV, kteří obsadí 4 patra budovy Trone 60 v rámci výkonu agendy související s předsednictvím ČR EU. Výběrové řízení vyhrála firma VESNA Interiors, s.r.o. Nabízí se tedy možnost využít služeb této firmy bez nutnosti vyhlásit vlastní výběrové řízení na dodavatele kancelářského nábytku, což by v souvislosti s lokalizací kanceláře v Belgii bylo značně komplikované a náročné. Kancelář kraje Vysočina bude dimenzována pro dva stálé reprezentanty kraje Vysočina a jednací zázemí, případně zázemí pro možné stážisty. V současné době probíhá zpracování architektonického řešení pro 13 v zásadě identických kanceláří (cca 20-25m2) a 1 kanceláře pro AKČR. Navíc bude na patře k dispozici zasedací místnost pro cca 30 osob, sociální zařízení a kuchyňka. viz materiál RK-25-2007-43, př. 1. Dispoziční rozdělení a vybavení jednotlivých kanceláří bude diskutováno individuálně. Kancelář kraje Vysočina má výměru 24,7 m2. ORR vstoupilo nezávazně v jednání s firmou Vesna Interiors, s.r.o. a zpracovalo návrh architektonického řešení, včetně rozpočtu nákladů na vybavení kanceláře. Tento návrh je uveden v materiálu RK-25-2007-43, př. 4 a rozpis nákladů na vybavení kanceláře je uveden v materiálu RK-25-2007-43, př. 5. Základní rozpis nákladů, spojených s nájmem kanceláře a náklady na společné služby a participace na společných prostorách, je uveden v materiálu RK-25-2007-43, př. 2. Tržní cena za pronájem prostor v budově Trone 60 je 167.969,-€/rok. V těchto nákladech jsou rozpočítány náklady na nájem plochy patra krajů, společně sdílené prostory, daně, služby a údržba budovy. Ještě se bude jednat o rozpočítání nákladů spojených s rozpříčkováním prostor a zasíťováním, dále dle nároků krajů bude možno nasmlouvat parkovací místa v podzemních garážích a dále se budou dojednávat podmínky pro participaci na sdílených službách jako jsou centrální velkokapacitní kopírky, tiskárny apod. Pro potřeby kanceláří jsou vyčleněny 4 telefonní linky, telefonní spojení jsou již aktuálně známa. Nájemní smlouvy na prostory kanceláře budu uzavírány s každým krajem samostatně a návrh nájemní smlouvy je uveden v materiálu RK-25-2007-43, př. 3. |
| Návrh řešení | Mezi zásadní záležitosti, které je potřeba vyřešit ve vztahu ke zřízení funkční stálé reprezentace kraje Vysočina patří: 1) Stanovení podmínek nájemní smlouvy na kancelář stálé reprezentace kraje Vysočina. Pracovní verze Nájemní smlouvy je v materiálu RK-25-2007-43, př. 3 2) Nastavení systému komunikace se zástupcem stálé reprezentace kraje Vysočina a nastavení systému a frekvence pobytu zástupce v Bruselu a na Vysočině a jeho stěžejní funkce v rámci přenosu informací a zkušeností využitelných pro regionální subjekty. Základní teze činnosti stálé reprezentace jsou uvedeny v materiálu RK-25-2007-43, př. 6 3) Pověřit zástupce kraje Vysočina zodpovědného za organizaci a vybavení kanceláře kraje Vysočina v Bruselu a umožnit mu jednání s dodavatelskou firmou na kancelářský nábytek a vybavení. Rozhodnout, že tato zakázka bude zadána napřímo a to z důvodu mimořádných okolností a nebude vyhlášena veřejnou zakázkou. Architektonický návrh na podobu kanceláře kraje Vysočina zpracovaný ve spolupráci s firmou Vesna Interiors, s.r.o. je v materiálu RK-25-2007-43, př. 4 4) Začlenění finančních prostředků souvisejících s vybavením kanceláře kraje Vysočina v Bruselu do rozpočtu kraje Vysočina a určení kapitoly rozpočtu kam budou finanční prostředky alokovány. Přepokládané náklady související s vybavením kanceláře jsou uvedeny v materiálu RK-25-2007-43, př. 5. ORR navrhuje vyčlenit finanční prostředky z kapitoly Rezerva a rozvoj kraje § 6409 Ostatní činnosti j.n., položka Péče o lidské zdroje a majetek kraje ve výši 160 tis. Kč a navýšení kapitoly Regionální rozvoj, § 2139 Ostatní záležitosti zahraničního obchodu o částku 160 tis. Kč 5) Začlenění finančních prostředků souvisejících s provozem kanceláře kraje Vysočina v Bruselu do rozpočtu kraje Vysočina a určení kapitoly rozpočtu, kam budou finanční prostředky alokovány. Předpokládaná skladba nákladů vztahujících se k provozu stálé reprezentace kraje Vysočina v Bruselu je uvedena v materiálu RK-25-2007-43, př. 2. ORR navrhuje vyčlenit finanční prostředky z kapitoly Rezerva a rozvoj kraje, § 6409 Ostatní činnosti j.n., položka Péče o lidské zdroje a majetek kraje ve výši 200 tis. Kč a navýšení kapitoly Regionální rozvoj, § 2139 Ostatní záležitosti zahraničního obchodu o částku 200 tis. Kč 6) Začlenění kraje Vysočina do programu Slavnostního otevření nového českého domu v Bruselu dne 11.10.2007, harmonogram akce s návrhem zapojení kraje Vysočina je uveden v materiálu RK-25-2007-43, př. 7, včetně pověření koordinátora za kraj Vysočina pro zajištění akce a zapojení se do programu 7) Nominovat zástupce Rady kraje a zástupce Zastupitelstva kraje, kteří se budou slavnostního zahájení účastnit a určit 4 VIP osoby, které se budou účastnit VIP programu v rámci slavnostního otevření prostor 8) Rozhodnout, zda v rámci Open Days 2007 zajistit program, účast na seminářích a akcích v průběhu Open Days 2007 pořádaných, pro vybrané členy zastupitelstva kraje, jako doprovodné akce spojené s termínem slavnostního otevření nového českého domu 9) Začlenění finančních prostředků do rozpočtu kraje Vysočina a určení kapitoly rozpočtu, kam budou alokovány finančního prostředky pro zajištění participace na slavnostním otevření nového českého domu zapojení kraje Vysočina do tohoto programu. Předpokládané náklady jsou uvedeny v materiálu RK-25-2007-43, př. 7. ORR navrhuje vyčlenit finanční prostředky z kapitoly Rezerva a rozvoj kraje § 6409 Ostatní činnosti j.n., položka Péče o lidské zdroje a majetek kraje ve výši 160 tis. Kč a navýšení kapitoly Regionální rozvoj, § 2139 Ostatní záležitosti zahraničního obchodu o částku 160 tis. Kč |
| Stanoviska | Rada kraje svým usnesením č. 1529/31/2006/RK (rozhodla přijmout nabídku na zřízení stálé reprezentace kraje Vysočina) Rada kraje svým usnesením č. 0156/05/2007/RK (bere na vědomí postup při zajištění stálé reprezentace kraje Vysočina v Bruselu, ukládá Odboru regionálního rozvoje Krajského úřadu kraje Vysočina jednat o podrobnostech zřízení stálé reprezentace kraje Vysočina ve společných prostorách domu regionů, Trone 60, Brusel, Belgické království, a pravidelně informovat Radu kraje Vysočina o výsledcích jednání) Stanovisko OSH - nemá připomínky k návrhu řešení Stanovisko OE - souhlasí s navrhovaným rozpočtovým opatřením, aktuální stav položky Péče o lidské zdroje a majetek kraje ke dni 15.8.2007 je 13 915 tis. Kč |
| Návrh usnesení | Rada kraje schvaluje rozpočtové opatření spočívající ve zvýšení kapitoly Regionální rozvoj, § 2139 Ostatní záležitosti zahraničního obchodu o částku 520 tis. Kč a snížení kapitoly Rezerva a rozvoj kraje, § 6409 Ostatní činnosti j.n., položka Péče o lidské zdroje a majetek kraje o tuto částku, na úhradu výdajů spojených se stálým zastoupením kraje Vysočina v Bruselu; pověřuje * Odbor regionálního rozvoje krajského úřadu kraje Vysočina zajištěním vybavení kanceláře stálé reprezentace kraje Vysočina v Bruselu; * Odbor regionálního rozvoje krajského úřadu kraje Vysočina a Odbor sekretariátu hejtmana krajského úřadu kraje Vysočina zajištěním účasti na programu slavnostního otevření stálé reprezentace kraje Vysočina v Bruselu; bere na vědomí * návrh Podnájemní smlouvy mezi Ministerstvem zahraničních věcí ČR a krajem Vysočina na kancelářské prostory stálé reprezentace kraje Vysočina v Bruselu dle materiálu RK-25-2007-43, př. 3; * návrh systému komunikace se zástupcem stálé reprezentace kraje Vysočina a nastavení systému a frekvence pobytu zástupce v Bruselu a na Vysočině a jeho stěžejní funkce v rámci přenosu informací a zkušeností využitelných pro regionální subjekty; nominuje * zástupce Rady kraje Vysočina ...................................... a zástupce Zastupitelstva kraje Vysočina .............................., kteří se zúčastní slavnostního otevření prostor stálé reprezentace kraje Vysočina v Bruselu; * zástupce Rady kraje Vysočina, 4 VIP osoby, které se zúčastní slavnostní VIP recepce ve složení ..............................; schvaluje účast kraje Vysočina na programu slavnostního otevření prostor dle materiálu RK-25-2007-43, př. 7. |
| Odpovědnost | ORR, OSH, EO |
| Termín | 31. 12. 2007 |