| RK-22-2017-02.doc | |
| Číslo materiálu | 02 |
| Číslo jednací | RK-22-2017-02 |
| Název | Návrh na provedení rozpočtového opatření na kapitole Informatika - elektronická řídicí kontrola, rozšíření informačního systému GINIS |
| Zpracoval | M. Bergerová, K. Žák, D. Rudiková , P. Pavlinec |
| Předkládá | P. Pavlinec |
| Počet příloh | |
| Popis problému | Pro vedení agendy rozpočtu a účetnictví používá Krajský úřad informační systém GINIS firmy Gordic spol. s r. o. Uvedené evidence jsou vedeny v elektronické podobě, s tím, že řídicí kontrola, jejíž provádění nám ukládá Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole a Vyhláška č. 416/2004 Sb., je dosud vedena v listinné podobě. Prakticky se jedná o vytištění průvodního dokladu k faktuře nebo platebnímu poukazu. Tyto doklady u následně podepisují v listinné podobě zaměstnanci, zařazeni do Krajského úřadu, kteří vykonávají funkce příkazce operace , správce rozpočtu a hlavní účetní . Dokument je nutno předávat mezi odbory uvedeným zaměstnancům k podpisu. |
| Návrh řešení | Informační systém GINIS i příslušná legislativa umožňují zavést tzv. elektronickou řídicí kontrolu. Podpis je realizován pomocí elektronického podpisu. Oproti listinné variantě je při elektronické kontrole v informačním systému zamykán odpovídají záznam již v průběhu schvalování záznamu proti zápisu a nemůže tak dojít ke ztrátě dokumentu, či rozdílu mezi elektronickou podobou záznamu a schvalovaným dokladem v listinné podobě. Schvalování je realizováno prostřednictvím elektronické podpisové knihy, která se v úřadě již používá v modulu spisové služby pro schvalování a elektronické podepisování dokumentů spisové služby. Z toho důvodu by bylo nutné Informační systém Ginis rozšířit o podporu řízeného elektronického schvalování. U modulu doručených faktur by bylo nutné navýšit počtu uživatelů (a tím i licencí) ze 75 na 100. Pro zvýšení bezpečnosti přenášených elektronických dokumentů by bylo nezbytné aktualizovat i modul uložiště elektronických dokumentů . Krajský úřad používá elektronický podpis dle nařízení eIDAS (= nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu), uložený na čipové kartě Starcos 3.0. Podpis je právně ekvivalentní vlastnoručnímu podpisu. Čtečky čipových karety jsou většinou již součástí novějších notebooků, ostatní počítače lze doplnit samostatnou čtečkou. Elektronický podpis je v současnosti vydáván všem zaměstnancům, kteří ho potřebují k výkonu své práce (v současnosti s ním disponuje více než polovina zaměstnanců). Pro zavedení elektronické řídicí kontroly bude třeba vyřídit elektronický certifikát pro řádově další dvě desítky zaměstnanců. Pro nasazení elektronické řídicí kontroly je navrhován následující harmonogram: 1. 9. 2017 - zahájení testovacího provozu na vybraných odborech (OI, oHS, částečně ORR), včetně školení. 1. 1. 2018 - přechod na elektronickou řídicí kontrolu. Celkové plánované náklady na zavedení elektronické řídicí kontroly (nákup licencí IS GINIS, doplnění HW, nákup certifikátů) jsou 659 620 Kč včetně DPH. Vzhledem k tomu, že na kapitole Informatika, § 6172 nejsou dostatečné finanční prostředky na financování projektu elektronické řídicí kontroly a nebylo s realizací tohoto projektu počítáno, odbor Informatiky navrhuje schválit rozpočtové opatření spočívající ve zvýšení kapitoly Informatika, § 6172 o částku 500 000 Kč při současném snížení kapitoly Rezerva a rozvoj kraje, § 6409 položky Péče o lidské zdroje a majetek kraje o částku 500 000 Kč na realizaci projektu elektronické řídicí kontroly. Zbylá část bude hrazena ze schváleného rozpočtu kapitoly Informatika, § 6172. |
| Stanoviska | Odbor ekonomický: Nemá připomínky k navrhovanému rozpočtovému opatření. Aktuální stav kapitoly Rezerva a rozvoj kraje, položky Péče o lidské zdroje a majetek kraje ke dni 16. 6. 2017 činí 39 746 tis. Kč. Ředitelka Sekce ekonomiky a podpory: Doporučuji implementaci elektronické řídicí kontroly. Jde o eliminaci papírového oběhu dokumentů v prostředí krajského úřadu, které je jinak na vysokém stupni elektronizace. Elektronická řídicí kontrola přinese kromě benefitů, uvedených v materiálu, také zefektivnění procesu, jeho zrychlení a zvýší možnost dohledatelnosti a průkaznosti schvalovacích a dalších postupů. |
| Návrh usnesení | Rada kraje schvaluje rozpočtové opatření spočívající ve zvýšení kapitoly Informatika, § 6172 - Činnost regionální správy o částku 500 000 Kč na realizaci projektu elektronické řídicí kontroly (rozšíření informačního systému GINIS) při současném snížení kapitoly Rezerva a rozvoj kraje, § 6409 - Ostatní činnosti jinde nezařazené, položky Péče o lidské zdroje a majetek kraje o částku 500 000 Kč. |
| Odpovědnost | OI, OE |
| Termín | 31. 12. 2017 |