| RK-01-2008-13.doc | |
| Číslo materiálu | 13 |
| Číslo jednací | RK-01-2008-13 |
| Název | Informace o přípravě na zahájení činnosti Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu a návrh nastavení spolupráce a komunikace Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu s Krajským úřadem kraje Vysočina |
| Zpracoval | M. Heřmanová |
| Předkládá | T. Čihák |
| Počet příloh | |
| Popis problému | Jedná se o materiál popisující otevření Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu (dále jen "kancelář"), poslání a obecné předpokládané aktivity kanceláře a přípravu na zahájení její činnosti a navrhuje nastavení spolupráce a komunikace kanceláře s Krajským úřadem kraje Vysočina a relevantními subjekty v kraji Vysočina včetně definování prioritních aktivit Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu v prvním čtvrtletí roku 2008. 1. Slavnostní otevření Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu Kancelář kraje Vysočina v Bruselu se nachází v 1. patře Českého domu na adrese Rue du Trône 60, 1050 Brusel-Ixelles, Belgie. Bližší informace o kanceláři, jejím umístění, propozicích, nájemním vztahu s MZV a dalších souvisejících skutečnostech byly uvedeny v materiálu RK-25-2007-43. Kancelář byla slavnostně otevřena v rámci prestižní akce Open Days dne 9.10.2007 za účasti delegace z kraje Vysočina, europoslanců za Českou republiku, velvyslance ČR v Belgii, zástupců partnerských regionů kraje Vysočina, představitelů významných organizací sídlících v Českém domě a dalších významných osobností ČR působících v evropských institucích. Těmto osobnostem byl během kulatého diskusního stolu pořádaného v souvislosti s otevřením kanceláře Vysočiny v Bruselu představen kraj Vysočina obecně, jeho aktivity v Bruselu, vize fungování kanceláře Vysočiny v Bruselu, významné projekty připravované krajem Vysočina a další prezentace. Následně, dne 11.10.2007, byla budova Českého domu oficiálně a slavnostně uvedena do provozu. Otevření Českého domu bylo doprovázeno mimo jiné "Českou street party", kde dostaly kraje prostor pro svoji prezentaci formou stánků. Kraj Vysočina této možnosti využil a nabízel na stánku informační materiály o kraji, pochutiny typické pro kraj, ale i různé informace o kraji na základě dotazů návštěvníků. Ke zviditelnění kraje Vysočina výrazně napomohl i karikaturista, který maloval přítomné na pamětní listy s logem kraje Vysočina, a ukázky z Muzea rekordů a kuriozit v Pelhřimově. V Českém domě dále sídlí mimo jiné kanceláře Jihomoravského, Plzeňského, Pardubického, Ústeckého, Karlovarského, Královéhradeckého a Moravskoslezského kraje. Ostatní kraje mají své kanceláře v Bruselu na jiných adresách. 2. Poslání a obecná náplň činnosti kanceláře Předpokládané aktivity Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu lze rozdělit do následujících 5 oblastí: * Informace * Zajišťuje sběr informací v Bruselu z oblasti činností institucí EU a dalších regionů zastoupených v Bruselu. * Soustřeďuje a vyhodnocuje zejména informace o aktuálních vypisovaných projektech a výzvách a dalších programech finanční podpory a zajišťuje jejich distribuci regionálním cílovým skupinám. * Prezentace * Spolupracuje při pořádání prezentačních akcí v Bruselu s cílem představit Vysočinu jako: * atraktivní region pro cestovní ruch, jako oblast s mnoha přírodními a historickými krásami; * dynamický region s inovačním potenciálem. * Poskytuje a zprostředkovává zázemí jednacích místností krajským subjektům, pokud v Bruselu potřebují uspořádat schůzku (obchodní, partnerskou, informační, prezentační, lobbyistickou atp.). * Vzdělávání * Napomáhá při vzdělávání pracovníků kraje a krajem zřizovaných organizací v oblasti fungování EU, jejích politik, rozhodovacích procesů a také aktuálních otázek evropské integrace. * Spolupráce * Kancelář je nástrojem k rozvoji spolupráce kraje Vysočina s dalšími evropskými regiony a to jak na partnerské bázi, tak na bázi projektové. * Monitoruje a vyhledává partnery pro předkládání celoevropských projektů v rámci jednotlivých výzev. * Navazuje kontakty, udržuje je a spolupracuje s českými a dalšími regiony při prosazování společných zájmů (především v oblasti regionální politiky EU) a je prostředníkem pro výměnu zkušeností. * Logistický servis * Kancelář poskytuje servis politikům a pracovníkům kraje Vysočina při jejich jednáních v Bruselu, případně ve Štrasburku, Lucemburku (včetně zázemí pro jednání), a zajišťuje také technickou a administrativní pomoc pro různé nekomerční případně i komerční subjekty z kraje Vysočina. Cílové skupiny pro aktivity kanceláře: Kancelář Vysočiny v Bruselu není určena pouze potřebám krajské samosprávy, ale je k dispozici také různým dalším subjektům z Vysočiny - obcím, městům, sdružením obcí, školským, kulturním, zdravotnickým a dalším veřejným organizacím, subjektům z neziskové sféry, zájmovým sdružením apod. Základní servis poskytne i podnikatelským subjektům. Náplň činnosti kanceláře, stejně jako její priority a cíle byly podrobněji popsány v materiálu RK 25-2007-43. Rada kraje je vzala na vědomí usnesením č. 1145/25/2007/RK: "Rada kraje bere na vědomí návrh systému komunikace se zástupcem stálé reprezentace kraje Vysočina a nastavení systému a frekvence pobytu zástupce v Bruselu a na Vysočině a jeho stěžejní funkce v rámci přenosu informací a zkušeností využitelných pro regionální subjekty..." 3. Příprava na zahájení činnosti Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu Aby mohla Kancelář kraje Vysočina v Bruselu začít plnohodnotně pracovat, bylo nezbytné připravit kancelář personálně i technicky. Na základě výběrového řízení uskutečněného dne 27.6. 2007 byla na pozici zástupce kraje Vysočina v Bruselu vybrána Mgr. Markéta Heřmanová. Zaměstnancem Krajského úřadu se stala dne 12.11.2007. Zástupce je zařazen pod odbor regionálního rozvoje, kde se připravuje na výkon své práce v Bruselu, zejména na základě konzultací s vedoucími jednotlivých oddělení a dalšími pracovníky. Úzce spolupracuje rovněž s odborem sekretariátu hejtmana. V rámci této přípravy absolvovala Markéta Heřmanová mimo jiné jednání Rady kraje, Zastupitelstva kraje, Výboru pro regionální rozvoj, poradu tajemníků obcí s rozšířenou působností, setkání s klíčovými krajskými subjekty, setkání regionalistů z kraje Vysočina, porady všech sekcí krajského úřadu a konzultace s vedoucími některých odborů popřípadě jejich pracovníky zabývajícími se evropskou problematikou. Účelem účasti na těchto jednáních popřípadě konzultacích je jednak představení kanceláře kraje a jeho zástupce v Bruselu budoucím adresátům její činnosti, ale i získání základního přehledu zejména o činnosti kraje, krajského úřadu, náplni aktivit jeho jednotlivých odborů, informací o klíčových realizovaných či plánovaných projektech v kraji a dalších informací významných z hlediska budoucího působení kanceláře v Bruselu. Kancelář kraje Vysočina bylo nutné vybavit i technicky, z tohoto důvodu se uskutečnila mimo jiné pracovní cesta do Bruselu v prosinci 2007. Za účelem podpory aktivit kanceláře a prosazování zájmů kraje Vysočina v Bruselu byla zadána veřejná zakázka. Ve výběrovém řízení uspěla firma Interel, s.r.o., se kterou kraj Vysočina již v souvislosti se svými aktivitami v Bruselu spolupracoval. K zahájení činnosti kanceláře je dále zapotřebí nejen vyřešit řadu technicko-ekonomických otázek, ale zejména nastavit systém spolupráce kanceláře kraje Vysočina v Bruselu s krajským úřadem i subjekty v kraji tak, aby kancelář mohla co nejlépe realizovat výše uvedené aktivity a plnit tak cíle, pro které byla zřízena. Náklady související s provozem kanceláře v Bruselu budou hrazeny z rozpočtové kapitoly Regionální rozvoj, kde je pro rok 2008 za tímto účelem vyčleněno 5 miliónů Kč. |
| Návrh řešení | 1. Zahájení činnosti kanceláře kraje Vysočina v Bruselu Kancelář kraje Vysočina zahájí svoji činnost dne 14. ledna 2008, kdy se zástupce kraje Vysočina v Bruselu přemístí do Bruselu. V souvislosti se zahájením činnosti kanceláře bylo třeba ustálit terminologii. Oficiální název kanceláře byl zvolen následující: "Kancelář kraje Vysočina, Brusel" (v anglickém jazyce: "Vysocina Region Office, Brussels"); popřípadě lze používat i "Kancelář kraje Vysočina v Bruselu". Pro zástupce kraje Vysočina v Bruselu byl vybrán následující termín: "zástupce kraje Vysočina v Bruselu" (v anglickém jazyce "representant of the Vysocina Region in Brussels"). Připravují se webové stránky kanceláře: www.vysocina.eu/Brusel, odkaz na ně bude uveden na webu kraje www.kr-vysocina.cz. Dále zástupce kraje Vysočina v Bruselu pracuje spolu s OSH na základním informačním letáku o otevření kanceláře v české a anglické verzi. Kontakty na kancelář jsou následující: Kancelář kraje Vysočina, Brusel Rue du Trône 60 1050 Brusel Ixelles Belgie IP telefon: +420 561 207 000 (přesměrovaný na aktuální číslo mobilního telefonu) Pevná belgická linka: +32 (0) 22139 560 Email: info@vysocina.eu; hermanova.m@vysocina.eu Skype: Marketa.Hermanova 2. Mechanismus spolupráce Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu s krajským úřadem a klíčovými subjekty v kraji Vysočina * frekvence výskytu zástupce kraje Vysočina v Bruselu v kraji Vysočina Zástupce kraje Vysočina v Bruselu bude dojíždět do kraje minimálně jednou za tři měsíce, aby zde osobně podal informaci o dění a aktivitách kanceláře v Bruselu, umožnil konzultace konkrétních otázek s pracovníky krajského úřadu i krajskými subjekty. Předpokládají se předem domluvené aktivity a jednání zástupce v kraji s krajskými subjekty. Délka jednotlivých pobytů zástupce v kraji bude přibližně tři pracovní dny, nicméně bude záviset na rozsahu předjednaného programu, potřebách krajského úřadu, ale i aktivitách kanceláře v Bruselu. Přičemž první z těchto pravidelných pobytů zástupce v kraji bude delší, zřejmě pětidenní, z důvodu zamýšleného hodnocení nastavení činnosti kanceláře, její spolupráce s krajským úřadem a osobní komunikace zjištěných možností krajským subjektům. Dále bude zástupce případně dojíždět do kraje dle aktuální situace. První cesta se předpokládá v termínu kolem 14.2.2008 za účelem spolupráce při organizování Veletrhu komunitárních programů v Brně a prezentace Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu na něm. Cesty zástupce do kraje Vysočina a zpět do Bruselu se budou uskutečňovat ve snaze o jejich koordinaci s případnou služební cestou jiných pracovníků úřadu. * způsob komunikace kanceláře s krajským úřadem Zástupce kraje Vysočina v Bruselu bude podávat prostřednictvím emailu pravidelnou souhrnnou zprávu o své činnosti vedoucímu Odboru regionálního rozvoje Krajského úřadu kraje Vysočina, pod kterým je zástupce kraje Vysočina v Bruselu v organizační struktuře úřadu veden. Pro první čtvrtletí činnosti se předpokládá podávání zprávy ve dvoutýdenním intervalu. Kancelář kraje Vysočina v Bruselu bude dále emailem zasílat do kraje informace zejména o aktuálních výzvách a projektech, a to určené osobě na ORR (v prvním čtvrtletí vedoucí ORR, poté pracovník ORR), která v závislosti na tématu zpráv zajistí jejich distribuci dalším odborům krajského úřadu popřípadě konkrétním subjektům či cílovým skupinám v kraji Vysočina. Kromě uvedených pravidelných zpráv bude kancelář konzultovat zejména s ORR, a v oblasti prezentace a propagace kanceláře a kraje Vysočina i OSH, konkrétní otázky dle potřeby. Kancelář samozřejmě může kdokoli kontaktovat prostřednictvím emailu, skype či IP telefonu (viz výše uvedené kontakty). * technicko-ekonomické otázky provozu kanceláře V souvislosti se zahájením činnosti kanceláře se na krajském úřadě meziodborově řeší řada administrativních, technických i ekonomických otázek (vybavení kanceláře, platební karta a případný účet kanceláře, fakturační systém, cestovní příkazy, telefony, tiskárna, apod.). 3. prioritní aktivity a úkoly kanceláře v prvním čtvrtletí 2008 * seznámení se s prostředím v Bruselu a základní orientace v něm; * prezentace otevření Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu a rozšíření této informace mezi cílové skupiny i potenciální partnery; * navázání kontaktů s významnými představiteli evropských institucí, zastoupení ostatních krajů nejen z České republiky s důrazem na zastoupení partnerských regionů kraje Vysočina; * snaha o absolvování nabízené stáže na zastoupení partnerského regionu Friuli Venezia Giulia v Bruselu; * postupné mapování možných zdrojů finanční podpory. ORR navrhuje výše uvedený mechanismus práce kanceláře pro první čtvrtletí roku 2008 s tím, že po uplynutí tohoto období bude systém práce vyhodnocen a případně upraven dle potřeb a konkrétních situací, které nastaly během uvedeného období tak, aby spolupráce kanceláře s krajským úřadem a dalším subjekty v kraji byla maximálně efektivní a přínosná. Do budoucna předpokládáme pravidelné informování Rady kraje Vysočina o činnosti Kanceláře kraje Vysočina v Bruselu, a to v 3-měsíčních intervalech. |
| Stanoviska | "OSH se s podkladovým materiálem i návrhem na usnesení ztotožňuje, některé popsané skutečnosti jsou výsledkem průběžné spolupráce ORR a OSH a vzájemné komunikace obou odborů." |
| Návrh usnesení | Rada kraje bere na vědomí * zahájení činnosti kanceláře kraje Vysočina v Bruselu od 14. ledna 2008 dle části 1 návrhu řešení materiálu RK-01-2008-13; * návrh systému komunikace se zástupcem kraje Vysočina v Bruselu a nastavení systému a frekvence pobytu zástupce v Bruselu a na Vysočině dle části 2 návrhu řešení materiálu RK-01-2008-13; * základní úkoly pro kancelář v prvním čtvrtletí roku 2008 dle části 3 návrhu řešení materiálu RK-01-2008-13. |
| Odpovědnost | ORR, OSH |
| Termín | 30. 4. 2008 |