Pracovní náplň
Jméno a příjmení | Zuzana Škrdlová |
---|---|
Sekce: | ředitel |
Odbor: | odbor personální a hospodářské správy |
Oddělení: | oddělení provozně ekonomické a spisové služby |
Funkční místo: | úředník na úseku spisové služby 02 |
Kancelář, budova: | 1.20 A, Žižkova 1882/57, Jihlava |
1. Kompetence vyplývající z organizačního řádu
- zajišťuje agendu spisové služby podle platného Spisového a skartačního řádu, včetně metodické a koordinační činnosti
- zajišťuje odbornou správu dokumentů vzešlých z činnosti orgánů kraje, včetně jejich ukládání
- zajišťuje činnost podatelny a výpravny (včetně elektronické)
- zajišťuje přístup do datové schránky v rozsahu daného pověřením pro oprávněné osoby
- zajišťuje součinnost s příslušným státním archivem
2. Další kompetence
- zastává roli garanta informačního aktiva Ginis - SSL a plní povinnosti z této role vyplývající podle Směrnice, kterou se stanoví bezpečnostní politika Kraje Vysočina
- provádí předběžnou, průběžnou nebo následnou finanční kontrolu dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, a dle příslušné prováděcí vyhlášky k tomuto zákonu v rozsahu svých pravomocí a odpovědností vyplývajících z pracovního zařazení
- zajišťuje uzavírání smluv s držitelem poštovní licence, včetně jejich aktualizace a kontroly plnění podmínek
- plní povinnosti vyplývající z organizačního, pracovního řádu a ostatních vnitřních předpisů
- zajišťuje výběr dokumentů a přípravu na provedení skartačního řízení dokumentů kraje a zrušených příspěvkových organizací
- zajišťuje činnost centrální spisovny krajského úřadu, příjem a ukládání dokumentů, kontrolu předaných dokumentů v souladu s platnou legislativou, výpůjčky dokumentů
- zajišťuje administraci kartotéky externích subjektů v aplikaci GINIS
- poskytuje součinnost při tvorbě metodiky pro ostatní informační systémy, které spolupracují s elektronickým systémem spisové služby
- zajišťuje evidenci razítek i úředních, vč. provádění kontroly jejich užívání v písemném styku
- zajišťuje provedení skartačního řízení dokumentů kraje a zrušených příspěvkových organizací, včetně převozu archiválií do příslušného archivu
- zajišťuje provedení spisové rozluky v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
- zajišťuje převoz dokumentů ke skartaci
- zajišťuje provádění administrativních, organizačních a evidenčních prací souvisejících s chodem oddělení
- zajišťuje metodickou a konzultační činnost na úseku spisové služby pro zaměstnance kraje, vč. zpracovávání návrhů příslušných předpisů (spisový, skartační řád) a metodických návodů