Pracovní náplň
Jméno a příjmení | Bc. Leontina Křížová |
---|---|
Sekce: | ředitel |
Odbor: | odbor personální a hospodářské správy |
Oddělení: | |
Funkční místo: | úředník na úseku organizace práce, asistentka |
Kancelář, budova: | 4.23 C, Žižkova 1882/57, Jihlava |
1. Kompetence vyplývající z organizačního řádu
- příprava podkladů pro jednání a porady, zpracování zápisů z nich, vyžadování podkladů pro ředitele úřadu od jednotlivých útvarů a jejich kontrola úplnosti
- organizování pracovních cest (cestovní příkazy, letenky, ubytování)
- všeobecná administrativní a organizační podpora pracovní činnosti ředitele úřadu
- tvorba reportů, statistik, prezentací a jiných podkladů
- komunikace s pracovními partnery organizace (interními i externími)
- vyřizování korespondence dle pokynů ředitele krajského úřadu, nadřízeného, správa došlé a odchozí pošty, včetně elektronické
- zajišťuje přijetí návštěv, interní a externí pracovní jednání ředitele krajského úřadu
- ukládání, fyzická i datová archivace dokumentů (včetně dokumentů nezahrnutých do spisové služby)
- shromažďování, formální kontrola, příprava a předkládání dokumentů řediteli úřadu ke schválení a k podpisu
- zajišťování příjmu a distribuce dokumentů v rámci úřadu (v listinné i elektronické formě)
- pracuje s databázovými a procesními systémy úřadu
2. Další kompetence
- zastupuje v době nepřítomnosti organizační pracovnici Grémia ředitele krajského úřadu,
- plní povinnosti vyplývající z organizačního, pracovního řádu a ostatních vnitřních předpisů.
- vykonává činnosti Ginis - SSL v rozsahu funkce SEK_ na spisovém uzlu ředitel a plní povinnosti pověřené osoby vyplývající podle spisového řádu
- zajišťuje odbornou správu písemností vzešlých z činnosti úřadu, včetně jejich archivování
- aktualizace důležitých kontaktních údajů (poštovních a elektronických adres, telefonních čísel, seznamů)
- zajišťování kancelářských potřeb
- zajišťování drobných nákupů potřebných v souvislosti s činností nadřízeného
- provádí obsluhu technického vybavení pracoviště (kávovar, varná konvice, myčka nádobí, mikrovlnná trouba, …)
- zajišťování občerstvení při jednáních managementu úřadu, péče o návštěvy
- vede evidence, záznamy, kartotéky a protokoly potřebné k výkonu práce na uvedeném pracovním místě
- vykonávání dílčích administrativních prací, obsluha kancelářské techniky (počítač, psací stroj, fax, scanner, záznamník, kopírka, dataprojektor, audio a videokonferenční technika, ...)
- zajišťuje podávání žádostí nepřítomnosti, cestovních příkazů včetně jejich vyúčtování, správu příspěvku na dopravu a dalších interních procesních záležitostí týkajících se činnosti ředitele krajského úřadu
- plní další úkoly a vykonává další činnosti dle pokynů ředitele krajského úřadu přímého nadřízeného
- řízení služebního osobního automobilu při pracovních cestách