Pracovní náplň
| Jméno a příjmení | Ing. Dita Brabencová |
|---|---|
| Sekce: | ředitel |
| Odbor: | odbor personální a hospodářské správy |
| Oddělení: | oddělení provozně ekonomické a spisové služby |
| Funkční místo: | vedoucí oddělení provozně ekonomického a spisové služby |
| Kancelář, budova: | 1.20 A, Žižkova 1882/57, Jihlava |
1. Kompetence vyplývající z organizačního řádu
- zajišťuje agendu spisové služby podle platného Spisového a skartačního řádu, včetně metodické a koordinační činnosti
- zajišťuje odbornou správu dokumentů vzešlých z činnosti orgánů kraje, včetně jejich ukládání
- zajišťuje součinnost s příslušným státním archivem
- zajišťuje činnost podatelny a výpravny (včetně elektronické)
- zajišťuje přípravu, zadávání a kontrolu veřejných zakázek na svěřeném úseku
- podílí se na přípravě a tvorbě rozpočtu kapitoly krajského úřadu, provádí sledování čerpání rozpočtu včetně návrhů rozpočtových opatření
- zajišťuje evidenci majetku v objektech pracovišť krajského úřadu
- zajišťuje odpisování dlouhodobého majetku, účtování o odpisech dlouhodobého majetku a oprávek.
- organizačně zajišťuje provedení inventarizace majetku a závazků kraje
- zajišťuje stravování pro zaměstnance
- zajišťuje pokladní službu,
- zajišťuje výkon agendy cestovních náhrad, provádí likvidaci a kontrolu cestovních dokladů a výpočet cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců kraje, členů zastupitelstva kraje, členů výborů a komisí orgánů kraje
- zajišťuje komplexní zpracování požadavků objednávkového systému na svěřeném úseku
- zajišťuje vybavení pracovišť krajského úřadu, dodávky kancelářského materiálu a dodávky služeb souvisejících s provozem pracovišť krajského úřadu
- zajišťuje výkon agendy příkazových bloků, vede jejich evidenci a výkaznictví
- vydává ověřené výstupy z informačních systémů veřejné správy dle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů
- zajišťuje činnost kontaktního místa veřejné správy Czech POINT
- zajišťuje přístup do datové schránky v rozsahu daného pověřením pro oprávněné osoby
- provádí identifikaci ve smyslu § 10 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
- zajišťuje konverzi dokumentů v souladu s ustanovením zákona č. 300/2008, Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
2. Další kompetence
- vede oddělení provozně ekonomické a spisové služby
- provádí předběžnou řídící kontrolu na pozici "příkazce operace", průběžnou nebo následnou finanční kontrolu dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, a dle příslušné prováděcí vyhlášky k tomuto zákonu v rozsahu svých pravomocí a odpovědností vyplývajících z pracovního zařazení
- odpovídá za řádnou evidenci a průběžnou kontrolu stavu majetku krajského úřadu
- překládá návrhy na vyřazení a převody majetku spravovaného oddělením hospodářské správy
- sleduje vývoj ekonomických ukazatelů a předkládá návrhy rozpočtových opatření
- zajišťuje zpracování podkladů pro datový sklad a mezikrajské benchmarkingové aktivity; zejména v oblasti autoprovozu, kancelářských potřeb, pasportu budov, spotřeby energii
- plní povinnosti vyplývající z organizačního, pracovního řádu a ostatních vnitřních předpisů
- provádí návrh rozpočtového krytí faktur, provádí posouzení oprávněnosti výdaje každé faktury v souladu s objednávkou nebo smlouvou, posouzení každé faktury z hlediska nároku na odpočet DPH
- sleduje vývoj čerpání položek rozpočtu, zajišťuje tvorbu limitovaných příslibů dle položek rozpočtu
- zajišťuje vyúčtování užívání palivových karet v autoprovozu krajského úřadu, provádí rozpočítání na rozpočtové položky dle jednotlivých plateb, vč. kontroly na doklad o zaplacení ke každé položce na vyúčtování
- zpracovává účetní doklady, účetní knihy a ostatní dokumenty pro automatizované zpracování účetnictví
- předává pojistnému makléři podklady k řešení pojistných událostí, eviduje vyřizování pojistných událostí a kontroluje soulad informací o pojistných událostech v účetní evidenci kraje s evidencí makléřské společnosti na informačním portále pro dálkovou správu pojištění
- vede pomocné evidence pro potřeby správy a provozní činnosti úřadu
- vede úplnou a podrobnou operativní evidence majetku, provádí kontroly účetní evidence tohoto majetku, provádí opatření při zjištění nežádoucího stavu
- zajišťuje účtování o majetku ve správě krajského úřadu v souladu s účetními standardy a ostatními právními předpisy, včetně poskytnutí součinnosti ostatním odborům zajišťujícím správu majetku kraje
- vede operativní evidenci ostatního majetku, vyhotovuje podklady pro zaúčtování do podrozvahové evidence