Pracovní náplň
| Jméno a příjmení | Lenka Baráková |
|---|---|
| Sekce: | ředitel |
| Odbor: | odbor personální a hospodářské správy |
| Oddělení: | oddělení provozně ekonomické a spisové služby |
| Funkční místo: | úředník na úseku spisové služby 01 |
| Kancelář, budova: | 1.12 A, Žižkova 1882/57, Jihlava |
1. Kompetence vyplývající z organizačního řádu
- zajišťuje agendu spisové služby podle platného Spisového a skartačního řádu, včetně metodické a koordinační činnosti
- zajišťuje odbornou správu dokumentů vzešlých z činnosti orgánů kraje, včetně jejich ukládání
- zajišťuje činnost podatelny a výpravny (včetně elektronické)
- zajišťuje přístup do datové schránky v rozsahu daného pověřením pro oprávněné osoby
- zajišťuje součinnost s příslušným státním archivem
2. Další kompetence
- zajišťuje jednání s kurýrními službami, přípravu a předání zásilek, kontrolu jejich doručení
- provádí předběžnou, průběžnou nebo následnou finanční kontrolu dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, a dle příslušné prováděcí vyhlášky k tomuto zákonu v rozsahu svých pravomocí a odpovědností vyplývajících z pracovního zařazení
- zajišťuje reklamační řízení a řešení nestandardních situací s poštou
- zajišťuje výdej obálek a archivačních krabic
- zajišťuje administraci kartotéky externích subjektů aplikace GINIS
- plní povinnosti vyplývající z organizačního, pracovního řádu a ostatních vnitřních předpisů
- zajišťuje metodickou a konzultační činnost na úseku spisové služby pro zaměstnance kraje
- zajišťuje provoz frankostroje krajského úřadu, včetně součinnosti s dodavatelskou firmou v oblasti jeho provozu, technického stavu a pravidelných kontrol
- zajišťuje činnost centrální spisovny krajského úřadu, příjem a ukládání dokumentů, kontrola předaných dokumentů v souladu s platnou legislativou, výpůjčky dokumentů
- zajišťuje činnost podatelny a výpravny krajského úřadu včetně elektronické
- zajišťuje výběr dokumentů a přípravu na provedení skartačního řízení dokumentů kraje a zrušených příspěvkových organizací
- zajišťuje evidenci tiskovin, včetně pravidelné aktualizace, zajišťuje reklamace nedodaného tisku