| RK-18-2010-75.doc | |
| Číslo materiálu | 75 |
| Číslo jednací | RK-18-2010-75 |
| Název | Sdílené informační a datové zázemí pro realizaci projektů kraje Vysočina |
| Zpracoval | K. Kotrba |
| Předkládá | J. Běhounek |
| Počet příloh | |
| Popis problému | Rada kraje Vysočina ani management krajského úřadu nemá zajištěn souhrnný přehled o průběhu připravovaných a realizovaných projektů kraje Vysočina a ani možnost si takový přehled udělat. Informace o jednotlivých projektech získává pouze v případě dílčího rozhodování v rámci realizace projektu, případně na vyžádání. Tyto informace pak s ohledem na výše uvedené nejsou komplexní a není možné s nimi pracovat systémově. |
| Návrh řešení | Hejtman kraje navrhuje vytvořit elektronické složky projektů na jednom centrálním úložišti. Každý projekt připravovaný nebo realizovaný krajem Vysočina by měl vlastní složku, do které by byla vkládána v elektronické podobě veškerá dokumentace (oficiální i neoficiální), a to zejména: - projektová žádost, - rozhodnutí o poskytnutí dotace, - složení projektového týmu včetně kontaktů na jednotlivé členy, - zápisy z jednání např. projektového týmu, - monitorovací zprávy, - veškerá korespondence týkající se projektu a jeho přípravy, - dokumentace k veřejným zakázkám zadávaným v rámci projektu, - písemné podklady pro rozhodování, - usnesení, - analýzy, - rozpočty, - ekonomická dokumentace, - technická dokumentace, - vyjádření, stanoviska, - ... K těmto elektronickým složkám by měli přístup automaticky všichni členové Rady kraje Vysočina, ředitel krajského úřadu, ředitelé sekcí, příslušný projektový manažer a jeho zástupce. U vedoucích odborů je tento přístup otázkou další diskuze. Další osoby by k těmto složkám měly přístup pouze na základě povolení ředitele krajského úřadu. Navrhované opatření navazuje na aktivitu týkající se celkového přehledu projektů a je otázkou ke zvážení, zda elektronické složky projektů nezapracovat jako datové zázemí do této již existující databáze projektů kraje Vysočina. Důvodem pro navrhované řešení je zejména potřeba zajistit - shromáždění a zpřístupnění důležitých informací, - komplexní informovanost vedení kraje a krajského úřadu, - vzájemnou provázanost informací, - jednoduchou a operativní dostupnost všech informací - eliminaci rizik spojených se zkreslením resp. nepochopením informací při jejich přenosu, případně selháním jednotlivce (např. nepředvídaná pracovní neschopnost), - zjednodušení spolupráce mezi sekcemi a odbory krajského úřadu, - plnohodnotnou zastupitelnost na všech pozicích. |
| Stanoviska | Stanoviska nebyla vyžádána. |
| Návrh usnesení | Rada kraje ukládá Krajskému úřadu kraje Vysočina dle individuálních pokynů, nejpozději však do 30. 9. 2010 zajistit dostupnost veškerých informací a podkladů týkajících se připravovaných a realizovaných projektů kraje Vysočina, a to minimálně v rozsahu dle materiálu RK-18-2010-75. |
| Odpovědnost | ředitel krajského úřadu |
| Termín | 30. 9. 2010 |